Nuotolinis ir hibridinis darbas tapo kasdienybe, tačiau kartu atnešė ir įvairių iššūkių. Vienas jų – kaip pasirašyti dokumentus, kai komanda išsibarsčiusi po skirtingus miestus ar net šalis? Vadovas dirba iš namų, buhalteris – iš kito miesto, o partneris – kitoje laiko juostoje. Tokiomis sąlygomis popieriniai dokumentai tik stabdo procesus, o elektroninis parašas tampa patogia išeitimi.
Nuotolinio darbo iššūkis
Tradicinis dokumentų tvirtinimas įprastame biure reikalauja nedaug pastangų, užtenka atspausdinti popieriaus lapą ir nunešti jį į kaimyninį kabinetą vadovo ar kolegos parašui. Tačiau dirbant nuotoliniu būdu šis paprastas žingsnis greitai virsta tikru chaosu. Kai vieną dokumentą privalo patvirtinti keli skirtingi asmenys, dažnai prasideda ilgas ir varginantis susirašinėjimas el. paštu. Vienas darbuotojas failą gavo, bet pamiršo atspausdinti, kitas pasirašė ir išsiuntė skenuotą kopiją, trečias pastebėjo klaidą ir atsiuntė pataisytą versiją… Popierinių dokumentų siuntimas kurjeriais ar paštu ne tik brangiai kainuoja, bet ir užtrunka kelią dienų, o kartais ir savaičių. Taip svarbūs projektai ir susitarimai įstringa, dokumentai pasimeta el. pašto dėžutėse, o valdyti procesus darosi vis sunkiau.
Elektroninis parašas šią painiavą pašalina. Visi dirba su tuo pačiu failu, o parašai dedami skaitmeniškai, nesvarbu, kur fiziškai yra žmogus.
Kaip tai veikia praktiškai
Šį procesą iš esmės supaprastina specializuotos elektroninio pasirašymo platformos. Vietoj dokumentų siuntinėjimo el. paštu visas darbas vyksta vienoje saugioje aplinkoje. Organizacijos atstovas įkelia PDF dokumentą į platformą ir nurodo pasirašančiųjų el. pašto adresus. Kadangi visi prisijungia prie tos pačios sistemos, užtikrinama, kad bus patvirtinta būtent galutinė dokumento versija – be chaoso ir dublikatų.
Gavę pranešimą su nuoroda, pasirašantieji gali peržiūrėti dokumentą kompiuteryje ar telefone bei patogiai patvirtinti dokumentus – pasirašyti elektroniniu parašu naudojant „Smart-ID“, m.Parašą arba el. tapatybės kortelę. Šios priemonės teisiškai atitinka oficialių parašą ir garantuoja asmens tapatybę. Visiems pasirašius, platforma paruošia galutinį PDF dokumentą ir išsiunčia jį dalyviams. Visas procesas užtrunka vos kelias minutes.
Ką svarbu suderinti komandoje
Kad procesas vyktų sklandžiai, verta iš anksto susitarti dėl kelių taisyklių: pirma, visi komandos nariai turi turėti veikiančią pasirašymo priemonę; antra, rekomenduojama naudoti vieningą pasirašymo platformą, išvengiant formatų nesuderinamumo; trečia, pasirašyti dokumentai turėtų būti saugomi bendroje vietoje, kad prireikus juos būtų galima lengvai rasti.
Šie organizaciniai susitarimai yra itin paprasti, tačiau būtent jie užtikrina, kad nuotolinis dokumentų valdymas taptų sklandžiu, saugiu ir maloniu kasdienybės procesu, o ne papildomu streso šaltiniu.
Laisvė dirbti iš bet kur
Didžiausias elektroninio parašo privalumas nuotolinei komandai – visiška nepriklausomybė nuo vietos ir laiko. Sutartys pasirašomos tada, kai reikia, nelaukiant gyvų susitikimų. Kai dokumentų tvarkymas tampa sklandus, komanda gali susitelkti į tiesiogines užduotis, o ne į popierių siuntinėjimą.
